Открытие физического офиса очень важно для улучшения работы и обеспечения бесперебойной работы вашего бизнеса.
Но это тоже очень тяжело. У него много проблем, таких как аренда и расходы на электроэнергию.
Это также очень трудоемкий процесс, такой как поиск места и его настройка в соответствии с требованиями, что обходится очень дорого.
Итак, что такое виртуальное офисное пространство?
Виртуальный офис — идеальный вариант не только для стартапов и владельцев бизнеса, но и для фрилансера. Они могут зарегистрировать профессиональный бизнес-адрес и расширить свой внештатный бизнес.
Что такое виртуальный офис?
Как следует из названия, виртуальный офис означает создание офиса в нужном вам месте без физического присутствия. Давайте сделаем это проще для вас.
Предположим, вы управляете небольшим бизнесом и хотите зарегистрировать служебный адрес, но не хотите возиться с обслуживанием инфраструктуры, виртуальный офис может вам помочь.
Поставщик услуг виртуального офиса создаст офисную установку. С такой настройкой ваши сотрудники могут работать и взаимодействовать удаленно.
Это сэкономит вам ценные деньги, которые вам придется потратить на аренду и другие расходы.
Но вам должно быть интересно, как сотрудники и работодатель будут общаться? Мы обсудим это в следующем разделе.
В чем разница между удаленной работой, домашним офисом и виртуальным офисом?
Офис будет использовать удаленную работу для общения, но что такое удаленная работа? Дистанционная работа — это метод общения посредством звонков, чатов, видеоконференций или электронной почты. Благодаря телекоммуникациям сотрудники могут работать удаленно и вносить обновления.
Но в чем разница между домашним офисом и виртуальным?
В традиционном стиле домашнего офиса вы должны создать все необходимые настройки и общаться по телефону, ноутбуку или устно.
Но в виртуальном офисе вам не нужно создавать настройку для всего, и будет секретарь, который будет принимать звонки и приветствовать ваших клиентов. Ваши сотрудники могут работать удаленно. Физического офиса не будет, поэтому дополнительных затрат не будет.
И в традиционном офисе нужно управлять юридическими формальностями, что удобно для владельцев малого бизнеса, но с виртуальным офисом все по-другому. Вам нужно только заняться регистрацией бизнеса, что делает ее удобной и легкой.
Как виртуальный офис может помочь вашему бизнесу?
Если мы выясним проблему отрасли, когда они планируют новый традиционный офис, мы узнаем, что компании сталкиваются с тремя проблемами, главным образом, когда они открывают офис.
- Открытие домашнего офиса стоит очень дорого.
- Поиск подходящего офиса в подходящем месте и его установка занимает очень много времени.
- Bootstrap SME очень сложно открыть физический офис в любом месте, где они работают.
И виртуальные офисы очень эффективно решают эту проблему. Давайте разберемся в этом с некоторыми преимуществами виртуального офиса.
Преимущества виртуального офиса
- Нет необходимости в собственном физическом имуществе.
- Виртуальный офис обеспечивает гибкость.
- Вы получаете профессиональный деловой адрес
- Никаких юридических формальностей не требуется.
Виртуальные офисы помогают бизнесу, предоставляя три основных решения проблемы, с которой они сталкиваются при открытии офиса.
- Экономия затрат
- Физический адрес
- Удаленная работа для лучшей коммуникации команды
- Вспомогательный персонал, чтобы управлять всем.
Но есть ли недостатки?
Виртуальный офис — хороший вариант, но у него есть недостатки. В этом разделе будут рассмотрены три существенных недостатка виртуального офиса.
Недостатки виртуального офиса
- Трудно интегрировать нового сотрудника.
- Отвлекающие факторы при удаленной работе.
- Отсутствие социальной активности.
- Трудно обучить вновь принятого сотрудника.
Итак, кому стоит выбрать виртуальный офис?
Виртуальный офис — очень хороший вариант для небольших стартапов.
Но почему?
Первое, что для них очень важно, это Деньги. После кризиса covid стартапы и ТНК поняли, что им нужно управлять своей методологией расходов. Но сейчас крупные ТНК не отдают предпочтение виртуальному офису, но тем не менее, давайте обсудим, кто должен выбирать виртуальный офис.
Многие фрилансеры работают без офиса или из дома, что определенно не является профессиональным. С помощью виртуального офиса фрилансеры могут зарегистрировать служебный адрес для своей работы. Таким образом, они могут масштабировать свой внештатный бизнес.
Исследование буфера показывает, что преимуществом удаленной работы является гибкий график. В своем опросе они обнаружили, что 97% людей хотят большей гибкости в своей работе, поэтому они хотят работать удаленно.
Три типа бизнеса, которые должны соответствовать концепции виртуального офиса:
- Запускать
- Начальные стартапы
- Фрилансер
Стартапы, которые еще не профинансированы, должны идти с ними, потому что средства имеют решающее значение для стартапов на этапе их роста.
Bootstrap-компании — это те компании, которые развивают свой бизнес самостоятельно. Они не ищут инвестиций, поэтому управление капиталом становится для них решающим.
Фрилансеры также могут использовать виртуальную установку для работы в офисе. Многие фрилансеры не имеют собственных офисов и даже профессиональных адресов. Обычно они находятся у себя дома или в кофейнях. Но с виртуальным офисом можно также получить адрес своего офиса и вывести свой фриланс-бизнес на новый уровень.
Фрилансеры предпочитают работать из дома , в кафе или за пределами офиса. Однако регистрация вашего бизнеса по определенному адресу помогает масштабировать бизнес.
Различные поставщики виртуальных офисов предлагают такие услуги, как почтовые адреса, помещения для встреч и т. д., которые могут очень хорошо работать, если вы работаете независимо или только что открыли бизнес.
Что нужно для виртуального офиса?
Создать успешный виртуальный офис очень просто. Вы можете связаться с поставщиком услуг или создать свою настройку.
Но какую стратегию следует использовать при регистрации в виртуальном офисе? Вот руководство ко всему, что вам потребуется при запуске.
Настройка рабочего адреса и телефонной системы.
Самым важным требованием для вас будет служебный адрес. Если ваши клиенты захотят отправить ваш продукт обратно, они отправят его на ваш виртуальный рабочий адрес, а для бесперебойной работы вам потребуется безбуферный режим связи.
Правильные инструменты
Как я уже упоминал, инструменты будут неотъемлемой частью управления. Такие инструменты, как решения для онлайн-счетов и выставления счетов, системы обмена файлами и управления документами , а также решения для резервного копирования и восстановления.
Виртуальный помощник
Вам потребуется виртуальный помощник, чтобы отвечать на каждый звонок и управлять вашими видеоконференциями и собраниями, хотя поставщик услуг виртуального офиса предоставит вам вспомогательный персонал для управления делами.
Высокая скорость интернета
Высокая скорость интернета необходима для виртуального офиса для лучшего общения и управления, потому что вы будете получать все подробности по электронной почте или онлайн-встречам. А для лучшей связи с вашей командой высокоскоростной интернет будет неотъемлемой частью.
Сколько стоит виртуальный офис?
Виртуальный офис стоит намного меньше, чем традиционные офисы, потому что они не требуют дополнительных затрат.
Цены колеблются от 69 до 309 долларов в месяц. Но вы можете спросить, почему виртуальный офис стоит столько?
При покупке или аренде физического помещения для вашего офиса вам необходимо будет оплатить множество дополнительных расходов, включая ежегодную плату за обслуживание.
В зависимости от расширения вашего бизнеса вам нужно будет нанять больше людей, а это потребует от вас арендовать еще большее помещение.
Вы должны будете заплатить за инфраструктуру, напитки, подключение к Интернету, воду, электричество, канцелярские принадлежности и другие предметы первой необходимости. Наряду с этим вы также будете платить за различные инструменты, необходимые сотрудникам.
Однако, если ваш бизнес основан на удаленной работе, то все, за что вам нужно будет заплатить, — это регистрация адреса и различные инструменты, с которыми ваши сотрудники должны будут работать и общаться.
Это снизит общую стоимость установки в значительной степени. Виртуальный офис поможет вам расширить свой бизнес, не переезжая в более крупный офис.
Как открыть виртуальный офис?
Виртуальный офисный бизнес очень быстро развивается во всем мире. В настоящее время в США работает более 700 зарегистрированных виртуальных офисов.
Давайте рассмотрим, что требуется для начала бизнеса в виртуальном офисе.
Исследования рынка
Чтобы начать виртуальный офисный бизнес, во-первых, вам необходимо изучить рынок, потенциальную клиентскую базу и подходящие места, потому что некоторые компании, занимающиеся виртуальными офисами, также должны иметь коворкинг-пространства, если сотрудникам неудобно работать удаленно.
Бизнес стратегия
Вам понадобится сильная бизнес-стратегия, так как есть много крупных игроков. Выберите бизнес-нишу, которая пользуется спросом, но имеет небольшую конкуренцию. Вам понадобится бизнес-стратегия, которая может быть реализована виртуально и не требует физического пространства.
Регистрация бизнеса
Регистрация бизнеса — это первый этап, которого вы должны достичь после того, как определились со стратегией. После завершения регистрации вы становитесь юридическим лицом, готовым начать предприятие.
Подбор подходящих сотрудников
Чтобы настроить свой офис, во-первых, вам нужно нанять сотрудников, которые работают удаленно в нужном вам месте, это будет очень легко, потому что вы не ограничены одним штатом или городом, вы можете нанимать людей со всей страны.
Типы виртуальных офисов
Виртуальная установка обеспечивает гибкость. Существуют различные типы виртуальных офисов, и они следующие.
Служба личного кабинета
Услуги виртуального офиса также предлагают физический офис. Вы можете иметь офис с полной обстановкой. Поставщики услуг виртуального офиса также предоставляют вспомогательный персонал и администратора, который встретит вашего клиента и ответит на все важные звонки.
Коворкинг
Коворкинги очень похожи на офисы, но вы просто отдаете им арендную плату, и они предоставят вам полностью оборудованное пространство для вашей команды, и вы будете использовать его как офис. Коворкинги — идеальный вариант для начинающих предпринимателей.
Переговорные и конференц-залы
Услуга виртуального офиса также предоставляет полностью оборудованный конференц-зал, который вы можете арендовать и управлять совещанием. В комнатах будет полный набор инструментов для успешного проведения встречи.
Часто задаваемые вопросы
Могу ли я получить виртуальный офис бесплатно?
Да, есть некоторые компании, такие как SpatialChat, iPostal и другие, которые предоставляют виртуальный офис бесплатно, и многие малые предприятия и фрилансеры также используют его.
Будут ограничения на услуги, которые эти провайдеры предлагают с бесплатной настройкой виртуального офиса. Так что изучите эти ограничения, прежде чем выбирать какие-либо бесплатные виртуальные рабочие места.
Как настроить часы работы виртуального офиса?
В основном есть 4 шага, чтобы настроить часы виртуального офиса.
– Используйте более качественное и надежное программное обеспечение . На рынке имеется много программного обеспечения, которое используется для совместной работы и общения в команде.
– Решите, как у вас будут виртуальные рабочие часы: вам нужно будет спланировать, как часто у вас будут виртуальные рабочие часы, потому что ни один сотрудник не может уделять 100% своего времени.
– Составьте четкие инструкции: сделайте четкие рекомендации о времени работы и эффективности, которые вы можете использовать для программного обеспечения, которое используется для мониторинга отчета о работе сотрудника.
– Создайте виртуальную переговорную:Хотя эти услуги будут предоставляться поставщиком услуг, вам просто нужно управлять своими сотрудниками, отчитывающимися в конференц-зале, чтобы вы могли получать отчеты об их производительности.
Как получить адрес виртуального офиса?
Для адреса виртуального офиса вы должны использовать некоторые компании, которые предоставляют эти услуги. Вам просто нужно будет зарегистрировать данные вашей компании, и они предоставят вам профессиональный служебный адрес.
Шаги для получения виртуального офиса :
– Обратитесь к поставщику услуг виртуального офиса.
– Предоставить всю необходимую информацию и файлы.
- Настройте онлайн-местоположение и адрес электронной почты.
– Настройте виртуального помощника.
Почему виртуальный офис такой дорогой?
Виртуальные офисы не так уж и дороги. У них почти нет расходов на управление; виртуальный офис стоит от 50 до 100 долларов в месяц, и это включает только стоимость обслуживания.
Сколько человек работает из виртуального офиса?
Конкретных данных на данный момент нет, но в мае 2021 года исследование Mercer показало, что 70% их сотрудников работают удаленно и именно поэтому компании хотят создать гибридную модель.
Индекс рабочих тенденций Microsoft показал, что 66% работодателей меняют дизайн своих рабочих мест и внедряют гибридную модель.
Источник изображения : отчет Microsoft Work Trend Index .
Как добавить виртуальный офис в поисковые системы?
При настройке виртуального офиса не забудьте добавить его в поисковые системы. Это очень важный шаг в завоевании доверия ваших клиентов, поскольку первое место, где они ищут любую компанию, находится в поисковой системе и в основном в Google.
Вот пошаговое руководство о том, как добавить адрес своей компании в поисковую систему Google.
– Зайдите в Google Мой Бизнес.
– Добавьте информацию о своей компании
– Создайте бизнес-профиль
– Введите адрес своего виртуального офиса. Адрес
вашего виртуального офиса можно будет проверить в Google и других поисковых системах, где бы вы ни вводили данные.
Является ли виртуальный офис хорошей инвестицией для вашего малого бизнеса?
Да, Virtual — это очень хорошая инвестиция, потому что для бизнеса очень важно тщательное управление временем и ресурсами.
Виртуальный офис предоставляет все ресурсы по гораздо более доступной цене, которые необходимы для малого и среднего бизнеса, и поэтому виртуальный офис будет лучшим вложением по сравнению с традиционными офисами. Здесь вы получаете все ресурсы по очень низкой цене.
Основные выводы: стоит ли покупать виртуальный офис?
Стоит ли виртуальный офис? Да, виртуальный офис — очень хорошая идея для малых и средних предприятий (МСП), поскольку он помогает вам достичь двух важных целей.
- Экономить деньги
- Расширьте свой бизнес
Фрилансеры также могут использовать виртуальный офис, потому что виртуальный офис предоставляет адрес, который можно использовать в качестве профессионального адреса, и обычно фрилансеры работают либо дома, либо в каком-нибудь кафе.
Но с помощью виртуального офиса они могут получить профессиональный служебный адрес.
В традиционных офисах основная проблема заключается в том, что вы не можете нанять людей со всей страны, сотрудник должен быть из региона, где находится ваш офис, но с виртуальным офисом вы можете нанимать таланты со всей страны.
Благодаря виртуальному офису сотрудники могут работать удаленно, что позволяет гибко нанимать сотрудников из любого места. В виртуальном офисе есть вспомогательный персонал, который всем управляет.
Виртуальный офис — очень хорошая идея, и предприятия, работающие с этим методом, расширяются день ото дня с невероятной скоростью.
Этот метод помогает в бережном управлении временем и ресурсами. Суть в том, что изменения и эволюция необходимы для роста и успеха, а деловой мир трансформируется для улучшения работы и роста.
